Privacy policy
Online privacyverklaring
1. Introductie en doel van de privacyverklaring
Prean/Alfapass hecht een groot belang aan de privacy en een zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van de gebruikers en houders van een Prean/Alfapass account (hierna ook ‘Gebruikers’). In deze privacyverklaring wenst Prean/Alfapass op een heldere, transparante, eenvoudige en correcte wijze uit te leggen hoe Prean/Alfapass omgaat met de persoonsgegevens die zij verzamelt en verwerkt van de Gebruikers, ongeacht of Prean/Alfapass deze gegevens rechtstreeks dan wel via een derde partij verzamelt. De privacyverklaring licht tevens toe voor welke doeleinden Prean/Alfapass de persoonsgegevens van Gebruikers verwerkt, welke categorieën persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten de Gebruikers genieten inzake hun persoonsgegevens en hoe zij hun rechten kunnen uitoefenen.
Prean/Alfapass verzoekt u vriendelijk om deze privacyverklaring goed door te nemen opdat u op voldoende wijze geïnformeerd bent over uw rechten en hoe u deze kan uitoefenen.
2. Prean/Alfapass en haar activiteiten
Prean/Alfapass is een organisatie die instaat voor investeringen, productie en uitgave van ID-kaarten specifiek voor havens en andere logistieke spelers. Hiertoe beschikt Alfapass over een centrale, door haar beheerde, database met gegevens over de Gebruikers. Terminals en andere organisaties die gebruik maken van de diensten van Alfapass dienen hiertoe zelf de nodige maatregelen te nemen om een correcte toegangscontrole tot de terminal of organisatie mogelijk te maken. Hiertoe worden tussen Alfapass en desbetreffende terminals en organisaties persoonsgegevens van Gebruikers uitgewisseld.
Prean/Alfapass contacteren kan telefonisch op het nummer +32 3 303 28 28 of per email op info@prean.be.
3. Welke persoonsgegevens worden door Prean/Alfapass verzamelt en verwerkt?
Door het bezoeken van de website, contact op te nemen en/of gebruik te maken van de diensten van Prean/Alfapass, is het mogelijk dat Prean/Alfapass al dan niet – noodzakelijkerwijze – persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.
Afhankelijk van de relatie met Prean/Alfapass kunnen de volgende gegevens verzameld en verwerkt worden:
- Bij het bezoeken van de website: het IP adres van de bezoeker wordt tijdelijk herkend en (niet individueel) gebruikt met het oog op analyse en optimalisatie van de website, tevens gebruikt de website enkele cookies;
- Bij het contacteren van Prean/Alfapass: van de persoon die Prean/Alfapass rechtstreeks contacteert, worden de contactgegevens (telefoonnummer, emailadres, … ) tijdelijk verwerkt, alsook enige identificatiegegevens (naam, Prean account nummer, …) die de persoon Alfapass tijdens dit contact meedeelt;
- Bij het aanvragen van een Prean/Alfapass account: van de vertegenwoordiger van de aanvrager van een Prean/Alfapass account kunnen de naam, voornaam, functie en telefoonnummer verzameld en verwerkt worden;
- Bij het gebruik van een Prean account: van de Gebruikers kunnen naam, voornaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, nationaliteit, geslacht, identiteitskaart- of paspoortnummer, werkgever, personeelsnummer, Prean account nummer, kleurenfoto, biometrische template, subgroepen en tijdstippen en locatie van gebruik AlfaPass account verzameld en verwerkt worden.
4. Waarom verzamelt en verwerkt Prean/Alfapass persoonsgegevens?
Alfapass verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van Gebruikers en andere bovenvermelde personen voor volgende doeleinden:
- Het correct beantwoorden van personen wanneer deze in contact treden met Alfapass, hiertoe geniet Alfapass over een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken;
- Het verbeteren van de werking van Prean/Alfapass haar diensten, processen en toepassingen, hiertoe geniet Alfapass over een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken;
- Het uitoefenen van de aangeboden diensten door Alfapass, zoals deze werden overeengekomen in één of meerdere overeenkomst(en), hiertoe verwerkt Alfapass persoonsgegevens in uitvoering van desbetreffende overeenkomst(en);
- Het navolgen van instructies vanuit politie en/of justitie wanneer deze Alfapass verplichten om gegevens te verwerken, kortom vanuit een wettelijke verplichting.
5. Met wie deelt Prean/Alfapass persoonsgegevens?
5.1 Intern – Prean/Alfapass
Prean/Alfapass neemt de nodige maatregelen opdat toegang tot persoonsgegevens, inclusief deze van Gebruikers, binnen de organisatie beperkt is tot de medewerkers die effectief toegang nodig hebben in kader van hun functie.
5.2 Extern – derde partijen
Alfapass maakt persoonsgegevens over aan volgende categorieën van derde partijen:
- Terminals en/of organisaties dewelke gebruik maken van de diensten van Alfapass en aan wie, om de toegangscontrole in de praktijk mogelijk te maken, persoonsgegevens op beveiligde wijze worden bezorgd;
- Organisaties en/of personen aan wie Alfapass bepaalde diensten en/of functies heeft geoutsourcet, zoals onder meer leveranciers van IT systemen, software, IT support, vernietiging van vertrouwelijke documenten, enz.;
- Organisaties en/of personen die integraal deel uitmaken van de werking van Alfapass, zoals onder meer externe consultants en medewerkers;
- Organisaties die technologiediensten verlenen zoals Google (cookies).
6. Hoelang bewaart Prean/Alfapass persoonsgegevens?
Als algemeen principe geldt dat Prean/Alfapass de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens niet langer bewaart dan strikt nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Bovendien verwijdert Alfapass enige persoonsgegevens, zonder onnodige vertraging, wanneer personen hierom verzoeken.
De persoonsgegevens van Gebruikers met betrekking tot de dienstverlening van Alfapass en meer in het bijzonder de AlfaPass account, worden bewaard gedurende de gehele periode dat de AlfaPass account actief is, dit betreft een periode van drie (3) jaar. De gegevens worden nadien tot twee (2) jaar na de annulering of het einde van de geldigheidsduur van de AlfaPass account bewaard.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de persoonsgegevens definitief verwijderd.
7. Rechten met betrekking tot de persoonsgegevens
Met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens hebben Gebruikers (of andere bovenvermelde personen) steeds het recht:
Een verzoek tot inzage van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij Prean/Alfapass:
Prean/Alfapass zal bevestigen of persoonsgegevens verwerkt worden of niet. In het voorkomend geval dat persoonsgegevens verwerkt worden, kunnen Gebruikers in kwestie verzoeken van deze persoonsgegevens een uittreksel te krijgen. Worden meerdere kopijen opgevraagd, dan kan Prean/Alfapass hier een vergoeding voor vragen.
Een verzoek tot rectificatie van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij Prean/Alfapass:
Indien de persoonsgegevens waarover Prean/Alfapass beschikt inaccuraat of onvolledig zijn, kunnen de Gebruikers verzoeken om dit te corrigeren dan wel aan te vullen. Indien gewenst door Gebruikers, kan Alfapass hen informeren over de derde partijen dewelke de inaccurate en/of onvolledige informatie in het verleden hebben ontvangen.
Een verzoek tot beperking van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij Prean/Alfapass:
Gebruikers kunnen Prean/Alfapass verzoeken om in bepaalde situaties, een deel of alle persoonsgegevens niet meer te verwerken. Indien gewenst door Gebruikers, kan Alfapass hen informeren over de derde partijen dewelke de informatie in het verleden hebben ontvangen.
Een verzoek tot algehele verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij Prean/Alfapass:
Gebruikers kunnen Prean/Alfapass verzoeken om hun persoonsgegevens volledig te verwijderen. Dit is echter beperkt tot die situaties waar deze persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor Prean/Alfapass om haar dienstverlening uit te voeren. Indien gewenst door Gebruikers, kan Prean/Alfapass hen informeren over de derde partijen dewelke de informatie in het verleden hebben ontvangen.
Een verzoek tot bezwaar tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij Prean/Alfapass:
Gebruikers hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door Prean/Alfapass, daar waar Prean/Alfapass deze gegevens verwerkt vanuit een gerechtvaardigd belang waarbij Gebruikers aantonen dat hun recht primeert boven het gerechtvaardigd belang van Alfapass, dan wel voor de situaties waar Alfapass deze gegevens verwerkt voor marketingdoeleinden.
Een verzoek tot overdraagbaarheid van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij Alfapass:
Gebruikers kunnen aan Prean/Alfapass vragen om, afhankelijk van de omstandigheden, persoonsgegevens die Gebruikers aan Prean/Alfapass bezorgd hebben op hun beurt over te maken aan een derde partij naar keuze van Gebruikers of elders te gebruiken. De overgedragen persoonsgegevens worden door Alfapass in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm opgemaakt en overgemaakt.
Een verzoek tot intrekking van toestemming om zijn/haar persoonsgegevens te verwerken in te dienen bij Alfapass:
Gebruikers kunnen in die situaties waar de verwerking van persoonsgegevens door Prean/Alfapass gebaseerd is op de verkregen toestemming, deze toestemming steeds intrekken. Vanaf Gebruikers hun toestemming hebben ingetrokken, zal Alfapass deze persoonsgegevens niet meer verwerken.
Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Indien Gebruikers het oneens zijn met de verwerking van hun persoonsgegevens door Prean/Alfapass en zij niet akkoord zijn met het antwoord en/of oplossing vanuit Prean/Alfapass, kunnen zij een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Alle verzoeken voor de uitoefening van bovenstaande rechten moeten aan Prean/Alfapass bezorgd worden door contact op te nemen met Prean/Alfapass op de wijze zoals werd vermeld in artikel 2 van deze privacyverklaring.
8. De beveiliging van de persoonsgegevens
Prean/Alfapass levert veel inspanningen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met de persoonsgegevens van Gebruikers tegen te gaan. Hiertoe neemt Prean/Alfapass de nodige en passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerkingen voldoen aan de eisen van nationale en Europese wetgeving. Prean/Alfapass verzekert op deze manier ook de bescherming van de rechten van Gebruikers. Prean/Alfapass zorgt ervoor dat deze maatregelen regelmatig worden opgevolgd en aangepast waar nodig.
9. Uitwisseling van gegevens buiten de EER
Prean/Alfapass maakt geen persoonsgegevens over aan personen of organisaties, waarbij desbetreffende persoonsgegevens de EER zouden verlaten. Ook alle gebruikte IT infrastructuur van Prean/Alfapass bevindt zich binnen de EER.
10. Wijzigingen aan de privacyverklaring
Prean/Alfapass kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Alle updates en wijzigingen worden onmiddellijk na de publicatie ervan van kracht. Prean/Alfapass moedigt de Gebruikers daarom aan om deze privacyverklaring op regelmatige tijdstippen te raadplegen, zodat hij/zij steeds op de hoogte blijft van veranderingen die een invloed kunnen hebben op hem/haar.